コンセプトに沿った社員の
働き方を目指して

2016年の東京本社移転を機に、新しい働き方に向けた3つのコンセプト｢グッドコンディション｣｢オープンコラボレーション｣｢ハッカブル｣を取り入れたオフィスをつくりました。オフィス最適化推進部では、コンセプトに沿った社員の働き方・オフィスの運用ができるようにフォローしています。

フリーアドレス化によるオフィス運用の課題

移転にあたって、オフィス運用の一番の課題は、全館フリーアドレス制の導入でした。移転前は固定席だったので、メール室スタッフが郵便物・宅配便を受取人の席までデリバリーすることができました。しかし、フリーアドレス制になると受取人の居場所が日々変わってしまうため、どのように運用するかとても悩みました。そこで、試験的に一部をフリーアドレス化した移転前のオフィスを使い、コクヨさんと一緒に運用案の検討を重ねました。その結果、新オフィスでは部署ごとに郵便物・宅配便の集配場所を置き、そこへデリバリーを行っています。

また、一人１台貸与しているパーソナルロッカーの管理も課題になりました。移転前は管理側でロッカーを割り当てていましたが、フリーアドレス化を機に社員が自由に選べるようにしたところ、登録情報と利用実態の乖離が発生。そこで、委託業務の追加を依頼し、まずは約7,000台あるロッカーを1台ずつチェックして、登録者と扉に貼られた氏名を確認してもらいました。その後も、組織変更・異動に合わせて定期的にチェックを行い、ロッカーが有効活用される状態を維持しています。

オフィス全体の基本ルールは守りつつ、
臨機応変に対応

管理・企画する側としては、分散していたオフィスを移転先に集約したことで、何か新しい取り組みを始める際に部署ごとの最適な方法ではなく、共通のルールで運用する難しさを感じています。メール室スタッフは最低限の基本ルールを守りつつ、実際には臨機応変な対応をしてくれています。一つひとつの対応が親切で丁寧なので、社員は助かっていると思います。

一緒に業務をつくりながら、
自分たちも成長できる

コクヨのスタッフの方々は能動的・自発的に動き、私たちオフィス最適化推進部にも｢これ、やっておきますね｣と思いやりをもって接してくれていると感じます。私たちは企画等の通常業務で多忙なため、運用面の改善や効率化を提案してくれて助かっています。
2010年から継続して一緒に業務をつくり上げながら、私たちも成長しています。お持ちのナレッジは参考になりますし、気づいた点はさらに提案していただけることを期待しています。