コンシェルジュ
デスク

コンシェルジュデスクは、ワーカーからのあらゆる問い合わせを集約し、ワンストップで対応するサービスです。管理部門にとっては、突発的な問い合わせにより本来行うべき業務の時間を取られたり、作業が中断されたりすることが無くなります。ワーカーにとっては問合せ先を探したり、回答を待つことなく、スムーズに用件を済ませることができます。時間を問わず気軽に利用できるチャットボットを活用し、ワーカーの利便性を高めることも可能です。また、問い合わせ内容は集約してBPOコンサルタントが分析し、運用の改善に役立てます。

FM(ファシリティマネジメント)サポート

設備・備品に関する日々の問い合わせに対応し、快適に働くことができるオフィス環境の維持・運用を行います。施設や設備の使い方の説明にも対応します。オフィス移転やリニューアルなどのレイアウト変更時は、コクヨのオフィス空間設計・構築の担当者と連携して、運用変更まで一貫したサポートを行います。

□業務例

• 什器・事務機器・
  備品不具合対応
• 会議室・共用スペース
  問い合わせ対応
• AV機器操作説明
• 空調の調整・申請
• セキュリティ管理
• 法定点検対応
• オフィス美観管理
• 運用企画/設計

総務・庶務

オフィスで発生するさまざまな総務・庶務の業務を集約してサービスセンター化し、運用の効率化を図ります。総務・管理部門の定型業務(ノンコア業務)の負担軽減とともに、ビジネスコンシェルジュが専任となって業務を行うことで、ワーカーにとっての利便性を高めます。

□業務例

• 消耗品在庫管理
• 文書保管管理
• 貸出備品管理
• 名刺発注
• 請求書発行・支払処理
• 資料印刷・スキャン代行

メール室

フリーアドレス制のオフィスなどお客様の働く環境やスタイルに合わせて、郵便・社内便・宅配便などの発送／受取ができる業務設計・運用を行います。また、テレワークなどオフィスに居なくても郵送物を確認できる郵便デジタル化サービス「Webポスト」により、郵送物の確認のための出社を削減することが可能です。

□業務例

• 郵便・宅配便の荷受
• 郵便計器管理
• 郵便仕分け・配布
• 実績集計
• バイク便対応
• 送り状在庫管理
• 新聞仕分け・配布
• 郵便デジタル化(Webポスト)

受付

来訪者の受付から会議室へのアテンド、呈茶まで、来客エリア全体の運用をトータルでご提案いたします。ビジネスコンシェルジュとしての親しみやすさを大切にしています。

□業務例

• 来訪者対応(VIP対応)
• 来客予約システム管理
• 来訪者到着連絡
• 会議室予約管理
• 会議室アテンド
• 代表電話
• 呈茶・片付け