目指すのは、“相手を動かす提案資料”。
密な連携で、安定した資料作成体制を構築

森ビル株式会社様

森ビル株式会社様は、2020年虎ノ門ヒルズ ビジネスタワー竣工およびインキュベーション施設「ARCH Toranomon Hills（以下ARCH）」を開業、2023年には虎ノ門ヒルズ ステーションタワー、麻布台ヒルズが竣工しています。大型PJが開業を控えるなか、営業相手先や入居企業への説明資料作成ニーズが増加。そのパートナーを探すなかでコクヨのアウトソーシングに出会い、導入を決意されました。数あるデザイン系アウトソース先からコクヨを選ばれた背景や、部署内での働き方の変化、当社のサービスが果たす役割などについてお聞きしました。

お話を伺った方

営業本部　オフィス事業部　営業推進部

鈴木敬様

提案資料の需要が増すなか、
作業パートナー探しへ

私は2018年の4月に現在のオフィス事業部営業推進部に異動してまいりました。当部では始めに「汎用資料」といって、物件ごとに誰でも使える資料を1本作ったあと、個々の提案先に対応した提案資料を作成します。この個別提案資料を、以前はお客様のことを一番よく知る営業マンが、営業で外出する合間に個別に作成していました。2023年の営業面積の増加に備え、営業マンに外回りに集中させることで効率を上げたうえ、個人差による品質のばらつきをなくすために私がグループの資料作成を一手に担うことになりました。
しかしながら、インキュベーション施設「ARCH」の開業をはじめ、オフィス事業部の事業領域が想定以上に拡大するのに伴い、お客様への説明機会、そしてPowerPoint資料の需要も爆発的に増えていきました。そこで「分かりやすい資料を短期間に量産する体制を作る」というミッションが私に課せられました。私の右腕となるデザイナーやDTPオペレーターの方を探すなかで、同僚から「実はコクヨが資料作成のサポートを行っている」と紹介があり、お目にかかったのがコクヨのアウトソーシングとの出会いです。

決め手は、プレゼン相手の行動を促す
資料を作れること

コクヨのサービスの特徴はPowerPointをきちんと使えるデザイナーの方が揃っていることで、私が探していた作業パートナーのイメージと非常にマッチしていました。PowerPointはビジネスで主流になっているにも関わらず、使いこなせるデザイナーが意外と少なく、作業者を探すうえでの課題となっていました。
そのなかでコクヨを選んだ最大の決め手は、デザインがきれいであることはもちろん、分かりやすさ・伝わりやすさを兼ね備えた資料を作成できるデザインスキルです。他社の多くは、完成されたものをきれいにする「お化粧直し」の域を出ないサービスでした。プレゼン資料というのは、ただきれいだとか美しいだけでは駄目で、説明を受けた相手が心動かされて行動すること。具体的に言えば「森ビルのオフィスを借りてみよう」とか「『ARCH』に入居してみよう」とか、心を動かし、実際に行動を起こさせて、初めて資料として成立します。その点で、資料の趣旨や意味を捉え、それをしっかりと伝わるものにする、というコクヨのサービスに優位性があると思っています。

「阿吽の呼吸」の作業体制づくりから、
セーフティネットとしてのサービス確立まで

コロナ禍でのスタートということもあり、対面のコミュニケーションが取れない状況下で、いかに濃密なやり取りを重ね、依頼から納品までを「阿吽の呼吸」で取り組める体制を構築するか。この体制構築は非常に大きな挑戦でした。
リモートコミュニケーションツールを駆使しながら、まずはお互いに思っていること、問題や課題を共有しました。
最初の1年間を、特にコミュニケーションに心を砕いたことで、資料作成を一手に担う私に不測の事態が発生した時にも、とりあえず受け取ってくれる人がいる、という“セーフティネット”を構築できたと感じています。このセーフティネットの構築は業務時間を削減できたこと以上に、インパクトが大きい効果だと思っています。
また、コクヨに素材とニュアンスを伝えて手を動かしていただく間に、インプットの時間も確保できるようになりました。得られたインプットをもとに、当社での資料の仕上げの段階で「今回はストレートに伝えるだけじゃなくて、ちょっと変化球も投げてみようか」といった“遊び”の部分を生みだすことができるようになりました。最終アウトプットのクオリティ向上と事業継続性を目指した貴社への依頼が、私自身の余裕を生み出すことで、福利厚生的な効能まで得られたことはうれしい誤算でした。

感度の高いデザインの実現

デザインの面では、こちらの希望を敏感に察知して、具現化いただいています。例えば、海外の方も多く来場されるイベントに向けて展示パネル作成を依頼した際に、全体が真っ黒なブースのイメージに合わせて、パネルも黒バックの白抜き文字にするというデザインを提案いただきました。こちらからお伝えしなくても、コクヨ側で「見た目に美しく、なおかつ森ビルの考え方がちゃんと伝わるものを作る」という認識を持たれている。そういった視座の高さがあるので、こちらも少しハードルの高い要望にもきっと応えてくださるという信頼感につながっていると思います。

パーパス達成に向けて、
ともにサステナブルな関係を

当社は「『都市を創り、育む』ことを通じて東京を、世界から選ばれる都市にしたい」という強い想いから、東京の磁力となり、国際競争力を高めるような「ヒルズ」の都市づくりに取り組んでいる企業です。世界の都市間競争はし烈さを増し、ロンドンやニューヨークなど世界の数ある都市に並ぶだけではなく、それらを上回る東京の魅力付け・磁力の向上に貢献をしていくことが日本の未来を左右するものだと考えています。
新しく創った街において、オフィスというのは大きな注目を集める存在ではありませんが、実は街のかなりの物理面積を占めるものですし、ご入居いただく企業のカラーは、街のカラーを決める大きな要因になります。その意味で、オフィスリーシングは街の大事なパートナーをお迎えする、非常に大きな責任を伴うものです。近年、オフィスのリーシングは単に企業を誘致するだけではなく、そこで働いている方の幸福度や働きやすさ、オフィスに来ることで「いいな」と思っていただける付帯サービスを合わせて提案する時代になっています。当社はご入居いただいたお客様の持続的成長を支えるパートナーとして、あたかも街全体がオフィスであるかのように使い倒していただくためのハブのような存在であるべきだと思っています。
貴社には、このような想いの強いサービスをいかに上手に伝えてお客様の心を動かすか、という要になる資料を作成いただいています。だからこそ、気持ち良く仕事ができるようなサステナブルな関係を、これからも引き続き維持発展させていくことができればいいなと、切に願っています。