今回の本社移転の目的を我々はスリーステップで捉えています。ファーストステップは移転前の検討。セカンドステップは移転の実行。普通の会社はそこで終わりで運営フェーズに入りますが、当社はまちづくりを本業とするデベロッパーです。スリーステップ目として、新しい本社を実験場にして新たなチャレンジによって得られた知見をまちに展開することを目標としています。

業務効率化は新たな価値を
生み出すための第一歩

もう一つ、移転の背景にあったのが中期経営計画で定めたありたい姿の実現でした。計画推進にあたって目指すのは、｢時代の変化を先取りするスピードで、競争力あふれる企業グループに変革する｣こと。そのためには、働き方を変えて、新しい価値を生み続ける企業に脱皮しないといけない。本社移転は、そうした働き方の変化に向けた具体的な施策として、経営企画部・人事部・総務部が三位一体となった事務局を組成して進めました。移転後も、インナーコミュニケーションを担う広報部を加えた4部で計画の実現に向けた取り組みは続いています。その第一段階は、業務の効率化です。まずは業務を効率化して時間をつくる。時間を創出すると、次にバリュー思考の新しい取り組みができるのではないかと考えました。業務効率化に向けて各部署の庶務業務を仕分けし、全社的な共通化が可能な業務を集約してコンシェルジュにアウトソースすることにしました。庶務業務の負荷が軽減した社員には、より生産性の高い業務にまい進してもらい、組織の底上げを図っています。

コミュニケーションとコスト削減を同時に
創出するマグネットスペース

新本社ではグループアドレスを導入し、働くスタイルに応じた空間デザインと共用スペースを整備しました。その一つが、各フロアの執務エリア内に設けたマグネットスペース｢PERCH(パーチ)｣です。庶務業務の効率化の一環として備品類や社内便をここに一元化し、さらに飲料・スナック、共用の新聞・雑誌などを置きました。社員は必要に応じてPERCHに立ち寄り、出会った人同士のコミュニケーションが生まれています。ここにある備品補充等の運用管理はコンシェルジュに委託しています。これまでは、在庫欠品をチェックして、誰かが発注して、受け取り、必要だった誰かに渡す。そしてどこかの保管場所にストックする……。この作業を全ての部署が行い、かつ在庫がダブっている、ということもありました。集約によって備品コストの削減効果はありましたが、それ以上に、全体の作業のムダが減ったことが大きいと考えています。

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コクヨに決めた理由は｢実績・実態｣

タイトなスケジュールで移転を実現させなければいけないなか、実績が少ない委託先では懸念がありました。その点で、コクヨほど｢コンシェルジュ｣を手がけているところはほかにありませんでした。コンシェルジュに委託する業務は、無くすことができない必要なルーティン業務であると同時に、誰が行うかで大きく変わる種類の業務だと思います。そこでコクヨの手がける他社の現場を見学して、実態を見て判断しました。

当初、社員はコンシェルジュを見て｢あの人は誰だ？｣と思っていたでしょう。けれど、コンシェルジュの顔ぶれが安定して変わらないので、半年以上経つと馴染んで｢こういうことをする人らしい｣と理解が進んだように感じます。社員の利用が進むように、イントラネットで｢コンシェルジュサービスメニュー｣を掲出してコンシェルジュが自らの業務を見える化しているのはありがたいです。

コンシェルジュへの今後の期待

社会と経済の環境が大きく変化する中で、働き方や働く場所も多様になっています。我々なりのオフィスのかたちをお客様に提示しようと、新本社では見学ツアーを行っています。生体認証システムや社員位置情報システムといった先進的な取り組みに加えて、コンシェルジュもビジネスをサポートするサービスの一つになればと思います。このオフィスでやってきたことが、ほかのオフィスに飛んでいく。飛んでいった先で大きく羽ばたくために、今のサービスをきちんと体系化し、領域を広げ、オペレーションサイドとして運用することが必要です。コクヨには、コクヨのライブオフィスで培われた経験や導入事例の紹介、働き方改革・業務効率化の支援など、今後も我々の課題解決への取り組みに幅広く、かつ柔軟に対応していただけたらと思います。