創造性を高めるオフィスに必要なのは「人」のサービス。
導入の決め手は伴走型支援

インフォコム株式会社様

インフォコム株式会社様は2021年新本社移転を機に、リモートワークを前提としながら、本社を「社員がリアルに集うための空間」と再定義した「ハイブリッド型」の勤務体制を実現されました。移転に伴い、コクヨのビジネスコンシェルジュ業務(オフィスサービス)の利用を開始されています。社員それぞれが生産性を向上し、十分に能力を発揮できるオフィスづくりへのご担当者様の思いと、BPOが果たす役割について伺いました。

お話を伺った方

総務室　東京本社サービスチーム

小澤 幸二様
飯田 弥生様

社員が力を発揮できる
オフィスづくりに向けて

移転前からオフィスの運営・管理には課題を感じていました。特にコロナ禍は基本的にオフィスに人がおらず、荷物の受取や入館カード忘れの対応など、さまざまな困りごとが発生していました。アウトソースを検討する前は、社内の総務・庶務担当者が運用を回していましたが、必ずしも万全とは言えず難しいところがありました。
運用の根底にあったのは、社員一人ひとりが力を発揮できるようにしたい、そのためにオフィスの課題を解決していきたい、という思いです。日々の運用をアウトソーシングすることで、私達総務担当者は、そうした社員の創造性発揮に向けた事業に集中して取り組める、という期待がありました。ただ、私達と同じ目線で、一緒に取り組んでくれるパートナーはなかなか見つかりませんでした。
あと3ヵ月で新しい本社の運用を整えるという時に、きっかけがあってコクヨのアウトソーシングと出会いました。話し合いを通じて一番印象に残っているのは、アウトソースする業務が明確に定まっていなくても、会話しながら柔軟に決めていける「人としてのサービス」という点です。他社のBPOが業務切出し、工数削減をメインとしていたのに対し、コクヨは私達の「自社でできる部分は残したい」という気持ちを踏まえながら、対話形式で作り上げていく雰囲気があり、「一緒にやっていけそうだ」と感じて導入に至りました。

信頼を築いたのは
「人ならでは」のサービス

「対面での人のサービスを重要視する」という姿勢は、普段のコンシェルジュの対応にも表れています。本当に小さなことですが、言葉の一つだったり、ちょっとした表情や仕草だったりが、とても感じが良い。それもすべて、社員の気持ちを考えていることの表れだと思います。問い合わせにその場ですぐ受け答えができない、用意しているものがないという時も、代わりの案を提案してくれる。ここも本当に人ならではのサービスで、社内に溶け込んでいく重要な部分と受け止めています。
導入以前は社内にコンシェルジュ部隊がいなかったこともあり、社内に馴染めるか不安もありましたが、今ではしっかりと浸透しています。社員と自然なコミュニケーションを取りながら進めてくれており、社員がちょっとした問い合わせや質問に来ているのを見ると、コンシェルジュが信頼されている、人間関係ができているのが伺えます。そうした関係性は、「助かるよ」といった直接の言葉だけでなく、コンシェルジュメンバーに届く出張のみやげ話など小さな日々のやり取りにも表れています。

コンシェルジュを通じて分かる、
会社の「今」

コロナでいきなりリモートワークになり、本社移転で場所も変わり、その後も働き方をABW（＝Activity Based Working／働く場所や時間を自由に選ぶ働き方のこと）にしたり、すべてが変わりました。一気に変わったことで、オフィスをオープンしたときに、どれくらいの人がどういう目的で出社するか、先が読めない状況でした。問い合わせに一個一個対応していくやり方で構築しながら作っていきましたが、サポートするコクヨの皆さんも大変だったと思います。それでも当時からコンシェルジュとして、人や状況によってムラが出ることなく、日々の対応をコツコツと続けてくれており、それが今につながっていると感じています。
現在は安定した稼働ができていて、運用がある一定まですべて整った状態です。サービスインの当初から継続して、問い合わせや要望、起きたことをリストにまとめていただいていて、週次で読み合わせをしています。問い合わせ以前のもっと小さな内容も含め、今では数千件のデータが集まっています。私達がコンシェルジュカウンターに立っていなくても、同じレベルで会社のことを知ることができますし、そのデータを分析して、オフィスのサービスやオフィス自体の設計に活かしています。

笑って仕事をして、
笑顔で帰る場所でありたい

私達は、快適で豊かな気持ちになれる、退社時には笑顔になって帰ってもらえるオフィスづくりを続けていきたいと思っています。実際働いてみて必要だと分かったことや、時間が経って世の中の流れも変わっていくなかで、社員に寄り添う形で変えていく。そこを大事にしています。
全員が全員、オフィスでのサービスに100点満点をつける、というのは難しいと思いますが、サービスに関わるすべての人ができるだけ気持ち良く、等しく力を発揮できるように環境を整えなければ仕事は続かない、という点は大切にしたいと考えています。最後は笑って仕事ができるかどうかが勝負で、人の気持ちが成り立たないと、良いサービスにはなりません。
その点において、コンシェルジュメンバーはコクヨの所属ですが、私たちと同じチームと思っています。「うちのメンバー」という感覚で、“アウトソーシング”だと意識したことはあまりありません。役割分担があるだけで、結局のところ同じ“インフォコムの仲間”ですから、彼女たちが得意なこともやってほしいし、一緒に成長していきたいと思っています。